madusa GmbHAus zwei Stunden Protokoll werden 15 Minuten.
Für einen Dienstleister im Arbeits- und Umweltschutz haben wir die Dokumentation von Begehungen neu gedacht. Statt die Ergebnisse nach dem Termin aus Excel-Listen in einen Bericht zu übertragen, entsteht die Dokumentation heute direkt vor Ort.
Die Ausgangslage
Unser Kunde übernimmt für Unternehmen die Aufgaben, für die diese keine eigene Fachkraft im Haus haben: Arbeitsschutz, Umweltschutz, Energiemanagement und die dazugehörigen Managementsysteme. Ein fester Bestandteil dieser Arbeit sind Begehungen beim Kunden vor Ort — Gefährdungen erkennen, bewerten und nachweisfähig dokumentieren.
Der fachliche Teil dieser Arbeit dauert so lange, wie er dauert. Daran war nichts zu optimieren. Das Problem begann danach.
Erfasst wurde während der Begehung in Excel-Checklisten. Aus diesen Listen musste anschließend ein Bericht werden: Notizen sortieren, Fotos zuordnen, Befunde ausformulieren, alles in eine vorzeigbare Form bringen. Nach den Erfahrungswerten aus der Praxis kamen dabei rund zwei Stunden zusammen — bei jeder Begehung aufs Neue.
Was wir gebaut haben
Der Ansatz war nicht, das Übertragen schneller zu machen, sondern es abzuschaffen. Die Dokumentation entsteht heute dort, wo die Erkenntnisse entstehen: während der Begehung selbst.
Dafür haben wir eine Web-Anwendung gebaut, die auf Laptop, Tablet und Handy läuft — also auch beim Kunden vor Ort, ohne dass irgendetwas installiert werden muss. Wiederkehrende Prüfpunkte sind hinterlegt und werden abgehakt statt jedes Mal neu formuliert. Fotos werden direkt dem jeweiligen Befund zugeordnet und landen damit automatisch an der richtigen Stelle. Und was sich nicht abhaken lässt, kann diktiert statt getippt werden.
An genau einer Stelle kommt KI ins Spiel, und zwar dort, wo sie Arbeit abnimmt statt neue zu erzeugen: Sie schlägt zu einem erfassten Befund die Bewertung und passende Maßnahmen vor. Entschieden wird weiterhin fachlich — der Vorschlag spart das Formulieren, nicht das Urteil.
Der fertige Bericht liegt in der Anwendung und lässt sich als PDF oder Excel exportieren, je nachdem, was der jeweilige Kunde erwartet.
Das Ergebnis
Aus rund zwei Stunden Nachbereitung werden etwa 15 Minuten. Nicht durch schnelleres Arbeiten, sondern weil ein Arbeitsschritt weggefallen ist, den es nie hätte geben müssen. Was bleibt, ist das Durchsehen und Freigeben.
Dazu kommen drei Effekte, die sich aus der Struktur von selbst ergeben: Die Berichte sehen einheitlich aus, weil sie nicht mehr von Hand zusammengesetzt werden. Sie sind vollständiger, weil vorgegebene Prüfpunkte nicht vergessen werden können. Und der Kunde bekommt sein Ergebnis schneller, weil es nicht mehr auf den nächsten freien Bürotag warten muss.
Wo das Projekt gerade steht
Der erste funktionierende Prototyp stand nach wenigen Wochen, seitdem bauen wir ihn schrittweise aus. Aktuell läuft die Lösung im produktiven Test. Die genannten Zeiten sind Erfahrungswerte aus diesem Einsatz, keine gestoppten Messwerte — wir schreiben lieber eine ehrliche Zahl als eine schöne.
Klingt das nach Ihrem Alltag?
Dokumentation, die nach dem eigentlichen Termin noch einmal genauso viel Zeit kostet, ist kein Einzelfall. Lassen Sie uns 30 Minuten darüber sprechen, wo bei Ihnen der Hebel liegt.